Asistente Administrativo - Hangar Ejecutivo
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Brindar soporte administrativo y operativo al responsable del hangar, asegurando el adecuado seguimiento de documentos, proveedores, servicios, pagos, agendas y requerimientos relacionados con la operación de las aeronaves. Será una persona clave para mantener el orden, seguimiento y coordinación de las actividades administrativas del hangar, anticipándose a necesidades y facilitando que la operación se desarrolle de manera eficiente y organizada.
Requisitos
- Licenciatura en Administración de Empresas, Hotelería y turismo, o carrera afín
- Experiencia de 2–4 años de experiencia en posiciones de asistencia administrativa, asistencia ejecutiva, coordinación administrativa o soporte a operaciones.
- Experiencia dando seguimiento a proveedores, documentos, pagos, compras y diferentes requerimientos administrativos
- Perfil tech-friendly con mentalidad de aprendizaje continuo: usa herramientas digitales con naturalidad, se apoya en IA para optimizar tareas y busca activamente formas de hacer los procesos más eficientes.
- Buenas relaciones interpersonales: trato cordial, comunicación clara y capacidad de interactuar con distintos niveles de la organización.
- Discreción y lealtad como valores no negociables — se integra a una operación de confianza a largo plazo.
- Ingles avanzado
- Power BI deseable — o disposición real de aprenderlo rápido.
Funciones
- Asistencia administrativa y soporte a la operación
- Brindar soporte administrativo directo al responsable de la operación del hangar.
- Llevar control y seguimiento de documentos relacionados con aeronaves, vuelos, servicios y proveedores.
- Organizar y mantener actualizados archivos físicos y digitales de la operación.
- Dar seguimiento a solicitudes, pendientes y requerimientos administrativos para asegurar su cumplimiento oportuno.
- Coordinar agendas, reuniones, visitas y actividades relacionadas con la operación del hangar.
- Preparar documentos, reportes, presentaciones y controles administrativos requeridos por su jefe inmediato.
- Dar seguimiento a autorizaciones, firmas, pagos y documentación pendiente con diferentes áreas.
- Coordinación con proveedores y servicios
- Solicitar y dar seguimiento a cotizaciones de proveedores.
- Coordinar servicios requeridos para las aeronaves, hangar o tripulación.
- Dar seguimiento a proveedores de mantenimiento, combustible, transporte, catering, hotelería, handling, FBO y otros servicios relacionados.
- Verificar que los servicios solicitados hayan sido atendidos y documentados correctamente.
- Mantener actualizado un control de proveedores, contactos, servicios y condiciones comerciales.
- Control administrativo y financiero
- Recibir, organizar y trasladar facturas y documentos de proveedores al área correspondiente.
- Dar seguimiento a pagos y documentación pendiente.
- Llevar controles básicos de gastos, servicios y consumos.
- Apoyar en la elaboración de reportes administrativos y controles de presupuesto.
- Mantener organizada la documentación necesaria para auditorías o revisiones internas.
- Soporte personal / ejecutivo
- Aquí sí pondría esta parte, si realmente la persona será apoyo directo de quien maneja el hangar:
- Apoyar en la coordinación de agenda y compromisos del responsable de la operación.
- Dar seguimiento a asuntos personales o administrativos relacionados con la operación cuando sea requerido.
- Manejar información sensible con absoluta discreción y confidencialidad.
- Anticiparse a pendientes y necesidades del responsable, dando seguimiento hasta su resolución.
- Esto último es importante porque cambia totalmente el tipo de candidato que buscaría: una persona muy organizada, ejecutiva, resolutiva y de confianza, no necesariamente alguien de aviación.
- Confidencialidad
- Firmar y cumplir el NDA de la operación — información de vuelos, costos y consumos de socios es de manejo exclusivo y restringido.
- Compartir datos únicamente con jefe inmediato, Director de Operaciones, Gerencia General y Departamento Financiero según corresponda.
Lo que ofrecemos
Cada empleado tiene la oportunidad de ver el impacto de su trabajo.
Puede hacer una contribución real al éxito de la empresa.
Beneficios
Puesto indefinido
Paquete salarial atractivo.